20 de setembro de 2016   Publicado por: Garante Araribóia

O que o síndico precisa saber antes de promover um evento

Publicitária especializada em Administração de Marketing e com experiência em organização de eventos corporativos, a consultora Érika Barros apresenta aos síndicos dicas valiosas para evitarem contratempos, entre elas, o mau dimensionamento da infraestrutura ou a baixa adesão.

Tudo começa pela definição do perfil e número de convidados

É importante definir o perfil e número de convidados, para então estabelecer a temática do evento. Depois disso é que serão escolhidas as atrações (DJ, animadores, gincanas, brinquedos etc.), o local adequado (para saber se atende ao tamanho do grupo), o horário (sempre em conformidade com as regras do condomínio), decoração, tipos de cardápios, convites, controles de confirmação, além da forma de comunicação do evento aos condôminos.

Período mínimo de organização

Depende do tipo de evento a ser realizado. Mas no caso do condomínio é prudente que o responsável monte uma programação anual, até mesmo para reserva do espaço. E para cada evento seria prudente iniciar as contratações com pelo menos dois meses de antecedência, para evitar o risco de os fornecedores não estarem disponíveis na data e horário desejados. Dependendo da época, profissionais como esses são concorridos.

Prazo para confirmar nomes e fechar a lista

A lista deve ser fechada dois dias antes nos eventos em condomínios, assim o responsável terá condições de confirmar com os fornecedores o número real, já contando com a porcentagem de declínio e de convidados de última hora, que costumam aparecer. Além disso, é preciso compor os espaços que serão disponibilizados no salão. Lembre-se de acrescentar sempre 10% de lugares em relação ao número de pessoas confirmadas.

Devo abrir exceção para convidados de última hora?

Sempre acontecerá de convidados não confirmados chegarem à última hora, por isso é importante contar com 10% de acréscimo na lista final. De outro modo, ao fechar a lista, lembre-se que também há uma taxa de 15% de declínio, ou seja, as pessoas que confirmam muitas vezes não comparecem. De qualquer maneira, sempre acrescente, melhor exceder que pecar por um serviço mal dimensionado.

Dimensionando o consumo de alimentos e bebidas

É extremamente importante estimar quantidades, para que não haja desperdício e também não faltem comidas e bebidas para os convidados. Mas isso geralmente quem faz é o próprio buffet quando contratado. Uma dica é utilizar aplicativos em sites que calculam automaticamente a quantidade de acordo com o número de convidados, seus perfis e a temática da festa.

Como fazer um orçamento, uma previsão de custo?

Sugiro que se relacione todos os fornecedores necessários para realização do evento e se inicie as devidas cotações, tais como: buffet, atrações, decoração, locação de móveis, de recursos de som e luz etc. Assim, será possível obter uma previsão de custos e estipular uma taxa de participação para cada morador (se este for o caso).

Os eventos devem ter horário rígido?

Os eventos em condomínios duram em média de 3 a 5 horas e devem se atentar para as regras de cada coletividade, que são muito claras. Portanto, para evitar problemas, é preciso cumprir os horários estipulados. Uma dica é reduzir gradativamente as bebidas e comidas servidas. Lembre-se, sempre faça um checklist das atividades programadas para o evento e acompanhe passo a passo. Com isso, o síndico ou organizador terá uma visão geral do que será necessário providenciar e quais as atividades já foram concluídas.

Fonte: Direcional Condomínios

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