11 de janeiro de 2016   Publicado por: Garante Araribóia

Delegar tarefas alivia sobrecarga do síndico

É fundamental delegar tarefas e dividir responsabilidades para aliviar o trabalho do síndico

Delegar tarefas alivia sobrecarga do síndico

A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos.

Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.

Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.

O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.

O quadro abaixo traz uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.

Para o quadro elaborado, estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:

  • Gestão administrativa
  • Gestão de recursos humanos (funcionários)
  • Gestão financeira
  • Gestão de assuntos jurídicos

Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.

 

Setores Ações necessárias Sugestão de divisão Observações
Inadimplência - Controle de inadimplentes (unidades e quantias)- Cobrança direta e judicial- Proposição de acordos

- Estudo de medidas

Conselheiros + Administradora À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa. 
Relação com a empresa administradora / finanças Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio:- contas bancárias
- balancetes mensais
- notas fiscais de produtos e serviços
- pagamento de obrigações trabalhistas
- pagamento de outras obrigações do condomínio (água, luz, contribuição sindical, etc.)
Conselheiros Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal.
O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site do Ministério da Previdência Social, basta ter o CNPJ do condomínio: www.mpas.gov.br
Funcionários - Distribuição de tarefas- Escala de trabalho- Controle de horários, faltas e folgas

- Controle do estoque de materiais e equipamentos de proteção

Zelador Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada. 
Manutenção preventiva - Vistoria informal periódica- Acompanhamento de empresas de manutenção (elevador, portão etc.)- Informar problemas e necessidades ao síndico Zelador O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio.Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas.
Obras - Solicitar orçamentos- Verificação da empresa (clientes, confiabilidade)- Verificação de segurança da obra (quanto a acidentes e assaltos)

- Andamento da obra

Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em assembleia.
Relação com condôminos - Advertências e multas para infrações ao Regulamento- Criar formas de comunicação entre Corpo Diretivo e condôminos em geral- Verificação de satisfação dos condôminos

- Administrar Livro de Ocorrências e Livro de Sugestões

Subsíndico O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão.Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.

 

Lazer - Manutenção de equipamentos- Verificação do uso correto de dependências e equipamentos- Sugestões de ações (aulas, eventos, ampliações, modificações) Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.

 

Segurança contra assaltos - Propor ações para o condomínio prevenir ocorrências e minimizar seus males- Conscientizar moradores da necessidade de seguir os procedimentos adotados- Verificar se procedimentos estão sendo cumpridos e se equipamentos estão em ordem e sendo utilizados corretamente Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.

 

 

Fonte: SindicoNet

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