4 de fevereiro de 2013   Publicado por: Garante Araribóia

Com a papelada em dia

Conhecer todos os documentos do condomínio é fundamental, segundo Helbert Silva, da Abcon

Cada vez maiores e com mais responsabilidades, assemelhando-se a empresas, os condomínios devem se preocupar também com a gestão de documentos. Esse assunto, com o qual a maioria dos moradores não se preocupa, fica a cargo somente do síndico e dos conselheiros, até que um eventual problema ocorra.

A importância do tema é destacada pelo presidente da Associação Brasileira de Condôminos, Prestadores de Serviços, Empresas e Organizações Afins (Abcon), Helbert Silva. “A gestão de documento tem por conceito o conjunto de procedimentos e operações técnicas, fundamentados em legislação concernente, referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda temporária ou permanente.”

Ciente disso, Helbert diz que é fundamental entender que a gestão de documentos é um princípio organizacional que objetiva resguardar – no caso, o condomínio – de problemas legais, administrativos, técnicos e operacionais. “Por exemplo, é essencial conhecer quantos e quais documentos o condomínio emite e recebe das mais diversas fontes públicas e privadas, saber avaliar e reconhecer a sua validade e, principalmente, entender que eles são provas documentais para várias finalidades, como ações judiciais.”

Em apenas um ano, um condomínio acumula os mais diversos documentos que, somados, podem chegar a milhares. E cabe ao síndico a gestão e guarda deles. “Mas deve ser evitado que esse arquivo seja mantido na residência do síndico. Devem ser arquivados tecnicamente, em um espaço de acesso restrito do condomínio. Os condôminos devem ter livre acesso a essa documentação, esteja ela em poder do síndico, da administradora ou do contador.”

GESTÃO 

Segundo o presidente da Abcon, os documentos emitidos e recebidos pelo condomínio são os mais diversos, podendo ser classificados em trabalhistas/previdenciários, tributários, administrativos, técnicos, entre outros. “A melhor forma de gerir essa documentação é por meio da adoção de uma tabela de temporalidade de documentos, devidamente fundamentada na respectiva legislação.”

Helbert conta que em uma tabela de temporalidade são apresentados os seguintes campos básicos, em forma de coluna: “Identificação do documento, prazo da guarda e fundamento legal. Na tabela de temporalidade devem ser listados todos os documentos emitidos e recebidos pelo condomínio com a devida complementação.”

A falta de ordem ou organização da documentação não é incomum em condomínios. “Primeiro por falta de conhecimentos científicos e técnicos, depois por desconhecimento das legislações e suas aplicações no caso, entre outros”, comenta Helbert.

Fonte: Lugar Certo

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